Definisi Fungsi Kwitansi, Nota dan Faktur Beserta Contohnya

Pada umumnya pengertian tentang kwitansi, nota dan faktur adalah sama dalam hal sebagai salah satu perlengkapan kantor atau usaha yang digunakan sebagai bukti-bukti transaksi jual-beli yang sah. Perlengkapan ini sangat penting dimiliki oleh siapapun yang memiliki usaha karena dengan ini kas keuangan masuk dan keluar dapat terkontrol dengan baik. Meskipun nota, kwitansi dan faktur sama-sama sebagai alat bukti transaksi, namun ketiganya memiliki perbedaan dalam format dan penggunaanya. Berikut definisi dan fungsi ke-tiga nya.

1# Definisi, Fungsi dan Contoh Kwitansi

Kwitansi adalah sebuah kertas yang digunakan sebagai bukti dari penerimaan sejumlah uang yang ditanda tangani oleh penerimanya dan diserahkan kepada yang membayar dan dapat digunakan sebagai alat bukti dari transaksi tersebut. Kwitansi berfungsi sebagai surat bukti yang telah menyatakan telah terjadinya transaksi dan penyerahaan sejumlah uang dari pemberi kepada penerima dan ditandatangani oleh penerima sejumlah uang yang ditulis pada surat kwitansi tersebut.

Contoh Kwitansi Umum

Contoh Kwitansi Unik Branding Perusahaan

Kwitansi dapat dilengkapi dengan keterangan seperti: tempat, tanggal dan serah terima sejumlah uang. Biasanya untuk dapat memperkuat tanda bukti dari kwitansi akan ditempel materai sebesar Rp.6000 yang telah ditentukan oleh undang-undang perpajakan. Kwitansi juga salah satu dari dokumen yang sering digunakan sebagai tanda bukti transaksi antara pemberi dan penerima yang dapat dilengkapi dengan beberapa rincian seperti tujuan dari pembayaran, tempat dan tanggal dan dimana terjadinya transaksi tersebut.

Ada beberapa yang harus anda perhatikan pada saat pembuatan kwitansi diantaranya sebagai berikut:

1. No. Kwitansi, berfungsi untuk membedakan antara kwitansi satu dengan yang lainnya, nomor kwitansi bisa dibuat secara urut menggunakan angka atau kombinasi dengan huruf.
2. Nama lengkap orang dan/atau lembaga/ perusahaan yang menyerahkan uang.
3. Jumlah uang yang diserahkan, yaitu besarnya nominal uang yang ditulis dengan angka dan kalimat.
4. Tujuan pembayaran, berisi tentang hal yang menjelaskan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan
5. Tempat dan tanggal kapan terjadinya transaksi.
6. Nama lengkap orang dan jabatan dalam lembaga yang menerima uang beserta tanda tangannya.
7. Apabila kwitansi menggunakan materai maka harus menandatangani sampai mengenai materai yang ditempel pada kwitansi tersebut.
8. Jangan pernah menandatangani kwitansi yang kosong/ tidak ada keterangan.

2# Definisi, Fungsi dan Contoh Nota

Nota adalah bukti dari transaksi untuk pembelian barang atau penjualan barang secara tunai, nota dapat dibuat menjadi 2 lebar yaitu pada lembar pertama diserahkan kepada pembeli sedangkan lembar yang kedua atau salinan di simpan pihak penjual untuk bahan pencatatan pada laporan keuangan perusahaan atau toko tersebut.

Contoh Nota Kosong

Contoh Nota Unik Branding Toko

Nota dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu:

1. Nota debit (Debet Memorandum)
   

Nota debit merupakan bukti transaksi pengiriman kembali barang yang telah dibeli namun sebagian barang yang dibeli ada yang cacat, rusak atau tidak sesuai pesanan. Untuk itu nota debet dibuat oleh pembeli yang kemudian dikirimkan kembali kepada penjual bersamaan dengan barang yang sudah di terima.

2. Nota kredit (Credit Memorandum)

Nota kredit adalah bukti transaksi penerimaan kembali barang yang telah dijual secara kredit. nota ini dapat diartkan juga pengurangan harga faktur karena barang sebagian rusak atau kualitas yang tidak sesuai dengan pesanan. Nota kredit dibuat oleh pihak penjual / toko dan dikirimkan kepada pihak pembeli.

Informasi yang ditampilkan dalam nota pada umumnya terdiri dari nomor nota, tempat/ tanggal terjadinya transaksi, nama dan alamat pembeli, banyaknya barang, nama barang, harga satuan barang, total harga dan nama penjual. Kolom-kolom ini dapat dimodifikasi sedemikian rupa sesuai kebutuhan perusahaan atau toko.

Sebagian perusahaan sering membuat sendiri nota dengan desain yang menarik yang disesuaikan dengan identitas perusahaanya. Penggunaan logo, warna, alamat dan telepon biasanya diseragamkan dengan desain kop surat, amplop, ID Card dan kartu nama, hal ini bertujuan untuk memperkuat citra identitas usaha di mata konsumen. Bahan kertas yang sering digunakan untuk membuat nota adalah kertas NCR, yaitu jenis kertas yang mengandung serat karbon.

3# Definisi, Fungsi dan Contoh Faktur

Faktur merupakan dokumen transaksi yang berisi pencatatan dan penjualan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dapat di definisikan juga faktur adalah dokumen bukti yang menyatakan bahwa di dalam surat tersebut berisi berbagai keterangan dan informasi mengenai pemesanan, seperti: nama, alamat, tanggal, nomor pemesanan, barang pesanan dan total harga. Informasi ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Contoh Faktur Penjualan Barang

Secara singkat mengenai faktur yaitu suatu rincinan mengenai barang, yang mencatat daftar harga barang dan lain-lain, yang biasanya berhubungan dengan pembayaran. Pada dasarnya terjadi ketika kesepakatan mengenai harga suatu barang antar dari pihak konsumen dan pihak penjual. Maka akan dibuatkan faktur yang berfungsi sebagai tanda bukti dan biasanya faktur dibuat menjadi tiga lembar yaitu pada copy yang pertama biasanya untuk pembeli yang telah melunasi pembayaran, copy yang kedua biasanya untuk arsip sebagai penjualan dan copy yang ketiga biasanya untuk laporan keuangan.

Demikian secara singkat mengenai definisi, fungsi dan contoh tentang kwitansi, nota dan faktur. Semoga ulasan artikel ini dapat bermanfaat untuk anda.